Cinco hábitos para uma gestão de tempo eficiente

A vida de executivos e empresários pode ser comparada a uma maratona: é uma corrida contínua para cumprir inúmeros compromissos no menor tempo e com a maior eficiência possível. Líderes tomadores de decisão tem uma agenda lotada de encontros, que exige disciplina e metodologia para se alcançar um resultado satisfatório. São inúmeras reuniões, acompanhamento de indicadores de desempenho das empresas, atendimento aos fornecedores, visita aos pontos de vendas, avaliação da performance da equipe, cobrança por maior desempenho. Tarefas que exigem grande capacidade intelectual, transpiração e equilibro emocional.

Para vencer o desafio de administrar bem seu tempo é essencial manter o foco e gerir o tempo estabelecendo prioridades. Para me auxiliar a alcançar metas elevadas, criei uma relação de conceitos que procuro aplicar na gestão das empresas que comando. Eles me ajudam a administrar o tempo de forma eficiente e a colher excelentes resultados. Compartilho cinco deles com você e espero que possam lhe ser úteis.

Corte pela metade o número de reuniões
Diariamente, recebo inúmeros pedidos de reuniões e, francamente, seria impossível atender a todos. Por isso, cada vez que recebo um novo convite para reunião com um fornecedor ou de uma pessoa interessada em apresentar um projeto maravilhoso de negócio, peço com antecedência que envie uma proposta resumida por e-mail. Essa tática faz com que cerca de um terço das propostas nunca cheguem – o que me leva a crer que realmente não eram importantes. As que chegam podem passar por uma análise prévia e apenas aquelas realmente interessantes ou importantes podem resultar em uma reunião. Adotar essa medida me ajudou muito a evitar o desperdício de tempo.

Reduza o tempo de cada reunião
Geralmente, opto por reuniões curtas, com duração média de meia hora e limite máximo de uma hora. Encerrado esse prazo, mesmo que o assunto não tenha sido solucionado, peço licença, me levanto e parto para o próximo compromisso. Esse deve ser o tempo suficiente para resolver qualquer questão e, se não aconteceu, é porque não soubemos conduzir a conversa. Uma dica valiosa é não perder tempo no começo dos encontros com assuntos genéricos. Vá direto aos assuntos prioritários. Caminhar pela rota do sucesso exige disciplina.

Direcione os assuntos à pessoa encarregada
Quem toma decisões importantes nos negócios tem que ter a consciência que nem todos os assuntos são de sua exclusiva responsabilidade. Quando recebo a proposta de um fornecedor ou de uma pessoa interessada em parceria com um dos meus negócios, encaminho imediatamente para o principal executivo responsável por aquele setor ou por aquela empresa. Só participo do processo ou do projeto quando o CEO da empresa já tiver feito as análises necessárias e estiver de acordo. Portanto, ter uma equipe de profissionais qualificados e competentes, em que você confia, é fundamental para ajudá-lo a tomar decisões e também a economizar tempo na rotina da empresa.

Ajude sua equipe a estabelecer prioridades
A maioria das pessoas não tem uma clara noção de quais são as prioridades e metas da empresa. Elas passam meses trabalhando duro, mas não exatamente nas atividades que vão fazer com que a empresa alcance seus objetivos. O papel do líder é definir quais são as prioridades do seu pessoal e os prazos viáveis para entrega, ajudando a equipe a gerenciar o tempo. Lembre-se que metas impossíveis de serem alcançadas e prazos irreais desmotivam a equipe. Seja criterioso, selecione as metas de acordo com o seu grau de importância.

Negocie o prazo de entrega das tarefas de sua equipe
Toda vez que entrego um determinado trabalho para alguém da minha equipe, pergunto quanto tempo levará para concluí-lo. A resposta é quase sempre um prazo que, na minha avaliação, poderia ser bem menor. Se a pessoa me promete entregar uma tarefa em 30 dias, pergunto o que ele precisa para me entregar em 15 dias. Talvez ele precise de mais gente envolvida, mais recursos, menos interrupções do chefe direto. Procuro oferecer as condições necessárias para que possa concluir o trabalho na metade do tempo. As pessoas tendem a pedir mais tempo do que o necessário para ter uma margem de segurança, mas nem sempre é possível esperar. Os negócios têm sua dinâmica própria. Faça o teste e aplique esse modelo de gestão de tempo. Tenho certeza que você vai se surpreender com os resultados.

Não há uma fórmula mágica capaz de resolver todas as circunstâncias enfrentadas na gestão da empresa. Porém, com a vivência de anos e a cooperação de todos os membros da equipe, finalmente, você conseguirá a confiança de acertar mais que errar em sua tomada de decisão.