Como e por quanto tempo devo guardar documentos na empresa

O ambiente empresarial brasileiro está envolto cada vez mais em processo de relacionamento eletrônico entre as instituições que o compõem. Não se imagina mais ser atendido por uma “telefonista” simpática que esclarece dúvidas e presta assistência a clientes, consumidores e colaboradores das empresas.

Embora essa tendência esteja cada vez mais presente em nossas vidas e no mundo empresarial, ainda há certo número de informações mantidas em papeis, formulários e outras tantas fichas Brasil a fora. Neste cenário encontram-se osdocumentos legais e contábeis das empresas.

Os departamentos de contabilidade das empresas e os escritórios de contabilidade terceirizados têm responsabilidade quase que vitalícia pela guarda de certos documentos. Em sua mais famosa obra, o meu amigo e guro Hirome Higuchi “Imposto de Renda das Empresas – Intepretação e prática” ensina que:

"Os livros, fichas e documentos deverão ser mantidos pelo contribuinte até que o direito de a Fazenda Pública proceder ao lançamento do imposto tenha sido atingido, pela decadência. O direito de proceder ao lançamento do imposto de renda, de acordo com o artigo 173 do CNT (Código Nacional Tributário) extingue-se após cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado."

Em outras palavras seis anos após a escrituração. Ainda de acordo com Higuchi:

"Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a estes exercícios (artigo 37 da lei número 9.430/96). Isso ocorre, por exemplo, com empresas que executam obras de longa duração como construção de usinas hidrelétricas ou incorporação de prédios ou loteamento de terrenos."

Por mais longo que possa parecer este arquivamento, existem outros que o superam, como por exemplo: os documentos relativos aos empregados das empresas e ao INSS.

Para facilidade de entendimento de matéria tão complexa o quadro abaixo pode auxiliar o empresário a gerenciar suas obrigações.

Tempo de guarda do documento

3 anos
- CAGED
- CIPA – Folhas de Votação
- Ficha de Acidentes de trabalho

5 anos
- Comunicação de Dispensa de empregado
- CIPA Anexo I
- Contribuição Sindical
- DIRF
- Relatórios de Acidentes do Trabalho

10 anos
- Atestado médico de gestante
- Ficha de salário maternidade
- RAIS
- Convênio Salário Educação

20 anos
- PPRA

30 anos
- Documentos relativos ao FGTS

Existem ainda documentos, embora não haja previsão legal devem ser mantidos pelo empregador por tempo indeterminado, como a folha de pagamento dos empregados, os livros de inspeção do trabalho e o livro registro de empregados.

Paulo José de Carvalho é sócio-diretor da PP&C Auditores Independentes.